BEKERJA DENGAN FORM PROGRESS WORK

Assalamu’alaikumwarohamatullahiwabarokatuh... 

Apa kabar? ^^ Ada pertanyaan seperti ini, “ Saya mendapat orderan 50 pc souvenir gantungan kunci aisyah (anggap saja begitu). Kira-kira butuh waktu berapa lama ya untuk menyelesaikannya?” Lho..kok tanya orang lain? Yang mengerjakan kan diri sendiri. *alasan : untuk estimasi saja/pengen tahu kalau orang lain bisa menyelesaikan berapa hari. Boleeeh... :) 

“Bagaimana cara mengatur orderan yang masuk supaya tidak bertumpuk-tumpuk?” Pasti tergiur uang yang bakal masuk rekening yaaa...jadi semua di terima, hehehehe. Manusiawi ^^v 

Ini semua adalah masalah saya juga (dulu). Lalu, saya membuat form Progress Work (kemajuan pekerjaan), entah benar atau tidak namanya...intinya begitulah. Bentuknya seperti ini... Progress Work

Cara menggunakannya? Mudah.. 

1. Buat form seperti di atas (boleh copas, caranya klik view full screen di pojok bawah kanan, save image)
2. Buat waiting list, orderan yang masuk di beri nomor antrian. 
3. Orderan yang masuk dikerjakan berdasarkan nomor antrian/waiting list tersebut. 
4. Diutamakan, berdasarkan DP yang sudah ditransfer. Hal ini mutlak, untuk menghindari hit and run. Ada DP, baru mulai dikerjakan (siapa yang akan menjamin, pelanggan pasti melunasi pembayaran?!) 

Apa manfaat bekerja berdasarkan form ini? 

1. Kita bisa melihat secara keseluruhan proses kerja 
2. Kita bisa melihat progress-nya (kemajuan pekerjaan) 
3. Lebih mudah mengatur jadwal kerja meskipun waitinglist padat --- tetap enjoy meskipun dikejar deadline (batas waktu) 
4. Kita masih punya kesempatan rehat, meskipun sudah ada deadline (refresing/libur jahit --- pengusir jenuh) 
5. Alat kontrol. Pekerjaan di bagi menjadi beberapa sub (menggambar pola, memotong, menjahit, dll), dan kadang masing-masing sub dikerjakan/diselesaikan oleh orang lain. Kita bisa mengontrol jika terjadi kesalahan dan bisa melihat progress-nya (dari masing-masing orang yang menjalankan tugas tersebut) 
6. Kita tahu, kapan harus menutup orderan (karena sudah full sampai tahun 2015 misalnya...) 

Sekarang, perhatikan form progress work-nya... Akan saya jelaskan ^^ 

1. Nomor. Jelas ya...di beri angka :D
2. Nama produk. Misal : Gantungan kunci Aisyah
3. Proses kerja. Tahapan yang harus dilalui untuk membuat 1 gantungan kunci Aisyah. Contoh : membuat ganci aisyah, tahapannya adalah :

• Menggambar pola
• Menggunting pola
• Menjahit kepala/bada
• Memasang manik mata 
• Menjahit mulut 
• Memasang renda 
• Memasang pita/parel 
• Merakit 
• Memasang ganci 
• Membungkus

Semakin detil tahap-tahapnya, semakin akurat estimasi waktunya. 

4. PIC, yaitu Personal Instruction Control. Orang yang bertanggungjawab atas tugas tersebut. Bila semua proses kerja anda kerjakan sendiri...abaikan bagian ini. Tapi bila anda di bantu oleh satu atau beberapa orang, hal ini penting untuk kontrol. Jadi misal, yang bertugas menggambar pola si A, memotong pola si B, menjahit si C...ada pola yang salah potong, kita tinggal lihat form, PIC-nya siapa. Oooh...si A. Panggil, marahi dia... (hihihi, gambaran saja). Jadi, jika terjadi kesalahan...kesalahannya apa, jelas siapa “pelaku”nya ^^v
5. Kotak-kotak angka 1 – 31 adalah tanggal.
6. Planning adalah waktu yang kita rencanakan. Actual adalah kenyataan yang terjadi. Misal : kita plan menggambar pola untuk 50 pcganci aisyah itu 3 hari. Kita stabilo/coret 3 kotak (sesuai tanggal mulai). Nah..actual-nya, kita stabilo/coret juga sesuai kenyataan. Actualnya ternyata 2 hari. Bagus, berarti ada kemungkinan selesai lebih cepat. Atau sebaliknya, actual-nya 4 hari, berarti estimasi total waktu ada kemungkinan molor juga. Kita bisa beritahukan kepada pelanggan jauh-jauh hari perkiraan tersebut. Jadi, pelanggan pun bisa dapat ‘update progress’ dari kita :) Maka, perhitungkan dengan teliti. Jangan asal kira-kira. “Saya ingin ada planning rehat atau jalan-jalan.” Bisaa... Masukkan saja dalam proses kerja.

Lalu, lanjutkan dengan orderan pelanggan selanjutnya. Ketika ada calon pelanggan yang mau order/ikut waitinglist, kita sudah tahu :
1. Bulan ke berapa orderannya bisa kita mulai proses
2. Berapa lama prosesnya
3. Kapan perkiraan orderan selesai di buat.

Yang perlu kita ingat, masing-masing orang pasti berbeda kecepatan waktu penyelesaian suatu pekerjaan. Antara full crafter dengan "setangah" crafter (punya pekerjaan utama lain), pasti kecepatannya berbeda. Atau, crafter yang sangat mengutamakan detail dengan crafter yang berpaham simpel, pasti kecepatan pengerjaannya juga berbeda. Jadi tidak usah galau, kalau teman kita bisa menyelesaikan lebih cepat, padahal produk dan jumlahnya sama... :)

Enak kan? Terlihat mudah dan semua pasti akan beres. Kita bisa rehat, tidak jenuh, tidak keteteran, sekaligus orderan selesai tepat waktu. Teman-teman pasti tergiur ‘janji manis’ ini...^^

Kenapa saya sebut “janji manis” ? Karena semua kemudahan ‘akibat’ memakai form ini tidak akan dirasakan jika anda tidak mau berjuang keras untuk istiqomah/komitmen dengan planning progress work yang anda buat sendiri. Benar? Form sebagus apapun, tidak akan berguna jika anda tidak istiqomah  ^^

Jadi...buat formnya, atur plan-nya, realisasikan, istiqomah dan cemunguuuuudt..

Wassalamu'alaikumwarohmatullahiwabarokatuh


.